Zagraniczny pracodawca, a zwolnienie lekarskie online. Co trzeba wiedzieć?

Jeszcze kilkanaście lat temu myśl o tym, że Twój pracodawca może być w innym kraju, a Ty codziennie „wchodzisz do biura” w piżamie z kubkiem kawy w ręku, wydawała się marzeniem lub futurystycznym żartem. Dziś to codzienność tysięcy specjalistów. Programista z Krakowa pracuje dla firmy z Berlina, projektantka z Gdańska dla start-upu z Londynu, a copywriter z Rzeszowa dostarcza treści do agencji w Paryżu. Granice geograficzne przestały być barierą. Jednak wraz z tym pojawiło się pytanie: co w sytuacji, gdy zachorujemy? Czy możemy wziąć zwolnienie lekarskie online, jeśli nasz szef siedzi gdzieś w Lizbonie, a dział HR pracuje w innym języku? I jaką rolę odgrywa tu zagraniczny pracodawca?

Na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać, że sprawa jest prosta. Przecież choroba to choroba, niezależnie od kodu pocztowego. Ale jak to zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Różnice w przepisach pomiędzy krajami, specyfika umów i systemów ubezpieczeniowych oraz fakt, że coraz częściej korzystamy z e-zwolnień, tworzą gęstą sieć pytań, w której łatwo się zgubić.

Jak działa e-zwolnienie w Polsce, czyli punkt wyjścia

Żeby zrozumieć, jak wygląda sytuacja przy zagranicznym pracodawcy, najpierw trzeba wiedzieć, czym jest polskie zwolnienie lekarskie online. W naszym kraju lekarz, także podczas konsultacji telemedycznej, może wystawić e-ZLA, czyli elektroniczne zwolnienie lekarskie. L4, które automatycznie trafia do systemu ZUS i jest widoczne dla pracodawcy. Cała operacja odbywa się bez druków, bez poczty, bez konieczności osobistego przekazywania dokumentu.

To rozwiązanie świetnie działa w przypadku pracodawców zarejestrowanych w Polsce. System ZUS „widzi” firmę i automatycznie przesyła informacje o niezdolności do pracy. Problem zaczyna się wtedy, gdy Twój pracodawca w Polsce zarejestrowany nie jest. Wówczas e-ZLA nie ma gdzie się „zalogować” po drugiej stronie.

Tutaj pojawia się istotna różnica: e-ZLA to dokument wystawiany w ramach polskiego systemu ubezpieczeń społecznych. Jeśli Twój pracodawca jest zagraniczny, a Ty nie jesteś zgłoszony do ZUS, np. pracujesz na zagranicznej umowie o pracę i podlegasz pod tamtejsze ubezpieczenie, takie zwolnienie może być dla niego prawnie nieistotne. W praktyce może potraktować je wyłącznie jako informację, ale nie jako oficjalny dokument usprawiedliwiający absencję w świetle prawa kraju, w którym działa.

Zagraniczny pracodawca, a zwolnienie lekarskie: dwa scenariusze

Tu zaczyna się najciekawszy fragment układanki. Wszystko zależy od tego, gdzie faktycznie opłacasz składki na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Jeśli Twój zagraniczny pracodawca zatrudnia Cię w oparciu o polską umowę o pracę lub zlecenie, zgłaszając do ZUS. Wówczas sytuacja jest prosta. Zwolnienie lekarskie online działa identycznie jak w przypadku polskiej firmy. Lekarz wystawia e-ZLA, ZUS widzi dokument, pracodawca dostaje informację. Formalności zamknięte.

Ale jeśli pracujesz na kontrakcie w ramach systemu danego kraju, powiedzmy, masz umowę o pracę w firmie z Niemiec i podlegasz niemieckiemu ubezpieczeniu społecznemu, to obowiązują Cię przepisy tego kraju. Wówczas e-zwolnienie wystawione przez polskiego lekarza może być po prostu dokumentem prywatnym, wymagającym dodatkowego tłumaczenia, a czasem nawet potwierdzenia przez lekarza w kraju pracodawcy. Niemcy mogą żądać tzw. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wystawionego zgodnie z ich standardem, Francja ma swoje „arrêt de travail”, a Wielka Brytania – „fit note”.

W praktyce wygląda to tak: możesz zachorować w Polsce, skonsultować się z polskim lekarzem online i uzyskać diagnozę oraz zalecenia. Ale żeby Twój pracodawca uznał absencję, musisz przedłożyć dokument w formie akceptowanej przez jego system prawny. Czasem jest to proste i wystarczy wysłać PDF-a lub tłumaczenie. Czasem wymaga wizyty u lekarza, który ma prawo wystawiać zwolnienia w tamtym kraju.

Telemedycyna i prawo. Czy zagraniczny pracodawca musi zaakceptować e-zwolnienie?

Wbrew pozorom nie ma jednego, uniwersalnego przepisu unijnego, który kazałby pracodawcom honorować zwolnienia wystawione w innym państwie członkowskim. Istnieją przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, ale dotyczą one głównie ubezpieczeń, a nie bezpośrednio akceptacji dokumentów chorobowych w relacji pracownik–pracodawca.

To oznacza, że firma zagraniczna ma prawo wymagać od pracownika przedstawienia zwolnienia w formie obowiązującej w jej kraju, nawet jeśli pracownik fizycznie przebywa gdzie indziej. To często wiąże się z koniecznością przesłania dokumentów pocztą, skorzystania z tłumaczenia przysięgłego lub wizyty u lokalnego lekarza.

Telemedycyna daje tu dodatkowe możliwości. Coraz więcej firm oferuje międzynarodowe konsultacje online, podczas których lekarz wystawia dokument zgodny z prawem danego kraju. Jeśli więc Twój pracodawca wymaga niemieckiego zwolnienia, a Ty jesteś w Polsce, możesz skorzystać z konsultacji z niemieckim lekarzem online i otrzymać dokument od razu w odpowiednim formacie. To rozwiązanie szczególnie popularne w branżach, w których pracownicy pracują zdalnie z różnych miejsc na świecie.

Plan awaryjny dla pracujących globalnie

Praca dla zagranicznego pracodawcy to ogromna szansa, ale też konieczność orientowania się w przepisach więcej niż jednego kraju. Zwolnienie lekarskie online w Polsce jest szybkie, wygodne i bezproblemowe. O ile jesteś w polskim systemie ZUS. Jeśli nie, musisz sprawdzić, jakie dokumenty akceptuje Twój pracodawca i czy da się je zdobyć zdalnie.

Najlepszym rozwiązaniem jest ustalenie zasad jeszcze przed podpisaniem umowy. Warto zapytać, w jakiej formie należy dostarczać zwolnienia, ile jest na to czasu i czy akceptowane są dokumenty w języku innym niż urzędowy. To pozwoli uniknąć stresu w sytuacji, gdy naprawdę będziesz potrzebować odpoczynku od pracy. Świat pracy stał się globalny, ale prawo wciąż bywa lokalne. A zdrowie, niezależnie od kraju i strefy czasowej, zawsze powinno być na pierwszym miejscu.